Anglický e-mail o výletu může být neformální, pokud píšete kamarádovi, nebo formálnější, pokud oslovujete člověka, kterého dobře znáte jen pracovně, případně někoho, s kým již spolupracujete. Jak jsme již zmiňovali, je důležité znát míru formálnosti.
Styl je věcný. Přejděte přímo k věci a vyjádřete se jasně tím, že napíšete krátké a výstižné věty. Ujistěte se, že používáte vhodný tón a pozdrav.
Jak zvolit správný tón e-mailu
Stejně se dají rozdělit také dopisy. Formální texty mají přesně stanovenou strukturu a používají zdvořilé výrazy, zatímco v neformálních zprávách mohou používat hovorové výrazy a zkratky.
Jakou míru formálnosti zvolíte, závisí na tom, komu píšete. Pokud píšete kamarádovi, můžete použít přirozenější a uvolněnější jazyk. Pokud oslovujete pracovní kontakt nebo osobu, kterou dobře neznáte, nejste jisti, raději používejte formálnější výrazy.
Neformální e-mail může začínat například pozdravem Hi nebo Hello. Formální oslovení může mít podobu Dear Mr. nebo Dear Ms.
Pokud nevíme, zda-li je příjemce paní = Mrs nebo slečna = Miss, je vhodné zvolit neutrálnější oslovení.
Struktura e-mailu o výletu
E-mail o cestě do Anglie by měl mít jasný předmět, oslovení, krátké uvedení, hlavní sdělení a závěrečný pozdrav.
1. Předmět zprávy
Asi není potřeba zdůrazňovat, že předmět zprávy (subject) musíte vždy vyplnit. Měl by být pochopitelně jasný a stručný.
Vhodné předměty mohou být například:
- Trip to England
- Our trip to London
- Plans for our trip
- Meeting in London
- Travel plans for next week
2. Oslovení a úvod
Poté se krátce představíte, pokud příjemce ještě neznáte. Pokud píšete kamarádovi, můžete začít otázkou How are you?
V pracovním kontextu můžete napsat This is (Your name) from (Your Company) writing regarding.... Pokud vám kontakt dal přítel, můžete napsat (Person's Name) recommended I get in touch with you nebo formálněji I was referred to you by (Mutual Contact's Name).
Vhodným neutrálním úvodem je také věta I hope this message finds you well.
3. Přechod k hlavnímu sdělení
Přejděte přímo k věci a vyjádřete se jasně tím, že napíšete krátké a výstižné věty. Není to nutné, ale pro přehlednost by to mohlo být dobré.
Poté, co jste vysvětlili svůj cíl, můžete pokračovat k hlavnímu sdělení. Zde přesně vysvětlíte, co potřebujete a co od druhé osoby očekáváte.
Pokud plánujete společný výlet, uveďte zejména místo, termín a návrh programu. Sdělení přehledně uspořádejte a pokud je příliš dlouhé, rozdělte ho do odstavců.
4. Konkrétní informace o cestě
V e-mailu můžete uvést, kam pojedete, kdy plánujete cestovat, zda už máte zajištěné ubytování nebo dopravu a jestli chcete navštívit konkrétní místa. Pokud chcete, aby se k vám druhá osoba připojila, položte jasnou otázku a navrhněte další krok.
Neformální sdělení může například obsahovat větu I remember you said you would be traveling to Florence next week. Pokud navrhujete setkání, můžete napsat If you are still going, would you like to meet up?
O svých možnostech můžete informovat větou I have some plans set up, but I am pretty open to other options. Návrh doplňkového programu lze vyjádřit větou I would love to explore a bit and take some day trips, too.
Pokud chcete zmínit konkrétní místo, můžete napsat We could even visit that museum you mentioned.
5. Závěr a očekávaná odpověď
V tuto chvíli shrňte, co potřebujete, a zároveň projevte uznání. Stejně jako vyjádření vašeho cíle musí být krátké a přímé.
Formální žádost o odpověď může znít například I would appreciate it if you could reply as soon as possible. Další možností je I would be grateful for your response as soon as possible.
Pokud potřebujete znát podrobnosti, můžete použít větu Please feel free to contact me if you have any questions or concerns. nebo Please contact me at your earliest convenience.
V neformálním e-mailu můžete použít jednodušší zakončení: It would be great to see you. nebo Hope to see you soon.
Vždy zakončete pozdravem a podpisem. Následuje vaše jméno.
Ukázka neformálního e-mailu o výletu
Neformální e-mail je vhodný pro kamaráda nebo známého, kterého dobře znáte. Zde mohou používat hovorové výrazy a zkratky.
Subject: Travel plans for next week
How are you?
This is (Your Name), we met at the hostel last week in Rome. I remember you said you would be traveling to Florence next week. If you are still going, would you like to meet up?
I have some plans set up, but I am pretty open to other options. I would love to explore a bit and take some day trips, too. We could even visit that museum you mentioned.
It would be great to see you. Hope to travel together again soon!
Ukázka formálního e-mailu souvisejícího s cestou
Formálním tónem se budeme ucházet o stáž v angličtině. Tento příklad lze použít i v případě, že píšete do firmy na pracovní pohovor.
Subject: Request for an interview
I hope this message finds you well.
My name is (Your Name), I am a business student in my final year of an MBA degree interested in obtaining an internship at your company.
I have read in Business for Students that you are looking for interns over the summer months.
I would be interested in such a position and would like to request an interview at your convenience.
Please advise your availability and to whom I can send my resume.
I would be very happy to come in for an interview at your convenience.
Thank you for your consideration, I look forward to hearing from you.
Užitečné anglické výrazy
Zdvořilé žádosti
- Would you be so kind and…?
- Would you happen to know…?
- Do you happen to have…?
- I would appreciate it if you could reply as soon as possible.
- Please contact me at your earliest convenience.
Vyjádření očekávání
- I await your prompt reply with great interest.
- I would be grateful for your response as soon as possible.
- I hope to hear from you in the foreseeable future.
- I will be happy to hear from you in the near future.
- Please feel free to contact me if you have any questions or concerns.
Užitečné výrazy pro cestování
- We are planning a trip to England.
- We would like to visit London.
- Are you available to travel with us?
- Would you like to meet in London?
- We could visit several museums.
- I am open to other options.
- We could take some day trips.
- Please let me know what you think.
Formátování a interpunkce
Formální dopisy a e-maily se obvykle neodsazují. V obchodních dopisech se odstavce odsazovat mohou. Pro přehlednost je možné mezi odstavci vynechat řádek.
Pod hlavní část dopisu nezapomeňte napsat závěrečný odstavec. Pokud zakončíte text čárkou, měla by se objevit i za závěrečným pozdravem.
Neformální zakončení může být jednoduché, například Hope to see you soon. Formálnější zakončení může obsahovat poděkování a žádost o odpověď.
Pokud k e-mailu přikládáte dokument, můžete použít výraz See the attached file.
Mezi běžné zkratky patří e.g., i.e. a etc.
Datum v anglickém e-mailu
Did you know that Americans and Brits use different date formats? In the UK, we use the same date format as Germany: DD/MM/YYYY - though we use a forward slash as a separator rather than a full stop.
To be sure that the recipient understands what you mean, write out the date in long form - in words rather than in numbers.
Don’t get too stressed about whether to use a forward slash or a full stop, or if you should write June 2, 2026 or 2 June 2026, or even 2nd June.
V anglickém e-mailu o výletu proto můžete datum napsat například jako 5th August nebo uvést měsíc slovem, například October. Pokud je důležité předejít nedorozumění, je vhodné použít datum v dlouhém slovním tvaru.
Kontrola e-mailu před odesláním
Častou chybou je, že si text před odesláním znovu nepřečtete. To je však nejlepší způsob, jak se vyhnout pravopisným chybám nebo nedorozuměním.
Ujistěte se, že je vaše zpráva jasná a že obsahuje všechny potřebné informace. Cíl, který vyslovíte, a sdělení musí být v souladu.
Zkontrolujte, zda je vaše hlavní sdělení a zda jsou vaše požadavky přímé a jasné.
- Zkontrolujte předmět zprávy.
- Ověřte správnost oslovení.
- Ujistěte se, že jste uvedli místo a termín cesty.
- Zkontrolujte datum a jeho formát.
- Ověřte, zda je jasné, co od příjemce očekáváte.
- Přečtěte si e-mail znovu kvůli pravopisu a gramatice.
- Zkontrolujte, zda jste nezapomněli závěrečný pozdrav a podpis.
Pokud potřebujete, aby si váš text přečetl někdo jiný, neváhejte požádat někoho známého nebo někoho na internetu.
Automatická odpověď během dovolené
Pokud během výletu nebudete odpovídat na pracovní e-maily, můžete nastavit automatickou odpověď. Including these things will make sure your business contacts know what to expect.
Je užitečné uvést, kdo vás zastupuje a kdy se vrátíte. It is helpful to provide additional information, such as who will be covering for you, and when you will return.
You don’t have to explain why you are away. No one needs to know if you are ill, on holiday, or on a sabbatical.
Vhodná formální šablona může vypadat takto:
Subject: Out of office from [DATE] to [DATE]
Hello,
Thank you for contacting me.
Currently, I am out of the office from [DATE] until [DATE] [for VACATION/CONFERENCE/etc.
During my absence, my colleague [name] will be happy to help with your enquiry.
Try to match the tone that your company uses in communication. An IT startup will have a different tone than a financial institution.
And check if your company has a recommended out-of-office response, or if they have a preference regarding style and tone.
V neformálnějším pracovním prostředí lze použít osobnější formulaci:
So I felt it best to totally close my inbox from [DATE] to [DATE].
If you need me, you can try sending a message in a bottle. Or wait until I return, respond to the 300 other messages that are sitting in my inbox, and then get to yours.
Depending on your line of work and professional situation, this could be a way to add warmth and humor to your message.
The tone, as always, is for you to decide. If you work in an extremely formal environment, use Model #1. If you have room for a bit of personality, try Model #2.
Jak nastavit automatickou odpověď v Outlooku
Nejčastější chyby při psaní
Then you start overthinking it. Should you mention the reason you are not available? Did you use the right grammar? Is your version too formal or to casual?
V běžném e-mailu není nutné vysvětlovat, proč nejste k dispozici. Důležitější je uvést, kdy se vrátíte a na koho se může příjemce obrátit.
V standard English, we spell it with hyphens. Adding to the confusion, Microsoft uses ‘out of office’ in their documentation on how to create one.
Při psaní e-mailu o výletu si také dejte pozor na příliš obecné formulace. Příjemce by měl snadno pochopit, zda ho zvete na cestu, žádáte o informace, navrhujete schůzku nebo pouze oznamujete své plány.
Podívejte se, jak můžete najít anglicky mluvící přátele s příklady zpráv připravených k odeslání.